Dofinansowanie szkoleń językowych dla firm w 2026 roku: KFS, BUR i zasady
Od 1 stycznia 2026 roku zasady finansowania szkoleń ze środków publicznych zmieniły się na tyle, że wiedza sprzed roku bywa myląca. Zmieniła się podstawa prawna, katalog uprawnionych, limity kwot, a przede wszystkim wymóg wobec firm szkoleniowych: kurs finansowany z Krajowego Funduszu Szkoleniowego może dziś poprowadzić wyłącznie podmiot wpisany do Bazy Usług Rozwojowych.
Poniżej zebraliśmy to, co wynika z obecnych przepisów: kto może składać wniosek, ile można dostać, czego wymagają urzędy i na co zwrócić uwagę, jeśli planujesz sfinansować z tych środków kurs językowy dla zespołu. Nie jest to poradnik marketingowy, tylko opis stanu prawnego na październik 2026 roku.
W tym artykule
Co zmieniło się w 2026 roku
Podstawą jest nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz rozporządzenie o KFS obowiązujące od 1 grudnia 2025 roku. Najważniejsze zmiany:
| Obszar | Jak jest od 2026 roku |
|---|---|
| Realizator szkolenia | tylko podmiot z wpisem do Bazy Usług Rozwojowych (BUR); rejestr RIS przestał pełnić tę rolę |
| Krąg wnioskodawców | pracodawcy, a od 2026 roku także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą |
| Składanie wniosków | wyłącznie elektronicznie, przez praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby |
| Limit na uczestnika | do 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku |
| Wybór dostawcy | musi być konkurencyjny i przejrzysty, bez powiązań osobowych i kapitałowych z wnioskodawcą |
| Po szkoleniu | obowiązek utrzymania zatrudnienia lub działalności przez co najmniej 3 miesiące |
Budżet KFS na 2026 rok wynosi 419 591 000 zł i jest rozdzielony między powiatowe urzędy pracy. To one ogłaszają nabory, ustalają terminy i oceniają wnioski.
Kto może się ubiegać o środki
Wniosek składa pracodawca albo osoba prowadząca działalność gospodarczą, pod warunkiem że przez co najmniej sześć miesięcy przed złożeniem wniosku opłacała składki na Fundusz Pracy (albo była z nich zwolniona z mocy prawa) i nie ma zaległości publicznoprawnych.
Ze środków można sfinansować kształcenie pracowników i samego pracodawcy. Od 2026 roku obejmuje to również osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych.
Ile wynosi dofinansowanie
| Rodzaj podmiotu | Poziom dofinansowania | Limit na uczestnika |
|---|---|---|
| Podmioty jednoosobowe i zatrudniające do 9 osób | do 90% kosztów | do 200% przeciętnego wynagrodzenia |
| Pozostali uprawnieni | do 70% kosztów | do 200% przeciętnego wynagrodzenia |
Obowiązuje też roczny limit na jednego wnioskodawcę, zależny od wielkości podmiotu, oraz zasada pomocy de minimis z pułapem 300 000 euro w okresie trzech lat.
Priorytety, czyli co decyduje o przyznaniu środków
Urząd ocenia wniosek przez pryzmat priorytetów. Szkolenie, którego nie da się podpiąć pod żaden z nich, w praktyce nie ma szans. W 2026 roku obowiązują cztery priorytety ogólnopolskie:
| Nr | Priorytet ministra na 2026 rok |
|---|---|
| 1 | Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie: przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi, dialog społeczny, partycypacja pracownicza, integracja w miejscu pracy |
| 2 | Umiejętności i kwalifikacje w zawodach deficytowych na danym terenie, zgodnie z Barometrem zawodów |
| 3 | Kształcenie w związku z nowymi procesami, technologiami i narzędziami pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI i kompetencji zielonych |
| 4 | Sektor zdrowia, opieki oraz przedsiębiorstwa społeczne |
Do tego dochodzą priorytety regionalne: województwo może wskazać do trzech własnych, a powiat jeden dodatkowy. Pojawiają się w nich między innymi osoby po 45. roku życia, osoby wracające na rynek pracy po przerwie opiekuńczej, pracownicy obejmujący nowe stanowiska oraz firmy, które wcześniej nie korzystały ze środków KFS. Listę priorytetów dla swojego powiatu znajdziesz w ogłoszeniu o naborze.
Czy kurs językowy kwalifikuje się do KFS
Przepisy nie wykluczają kursów językowych: środki KFS obejmują kształcenie ustawiczne, w tym kursy, szkolenia, egzaminy i dokumenty potwierdzające kompetencje. Trudność polega na czym innym. Wśród priorytetów ogólnopolskich nie ma osobnego punktu o nauce języków, więc kurs trzeba powiązać z jednym z istniejących priorytetów.
| Sytuacja w firmie | Priorytet, pod który zwykle da się podpiąć kurs |
|---|---|
| Pracownik obejmuje nowe stanowisko wymagające kontaktu z klientem zagranicznym | priorytet regionalny o nowych zadaniach na nowym stanowisku |
| Firma wdraża system, dokumentację lub narzędzia w języku obcym | priorytet 3: nowe procesy, technologie i narzędzia pracy |
| Zawód deficytowy na danym terenie wymaga komunikacji w języku obcym | priorytet 2: zawody deficytowe, zgodnie z Barometrem zawodów |
| Szkolenie dotyczy komunikacji w zespole wielonarodowym | priorytet 1: zarządzanie, komunikacja i integracja w miejscu pracy |
Wniosek wymaga uzasadnienia potrzeby kształcenia. Samo stwierdzenie, że angielski jest przydatny, nie wystarczy. Liczy się konkret: jakie zadania wykonuje osoba szkolona, czego dziś nie potrafi zrobić po angielsku i co się zmieni po kursie. Pomaga tu wynik audytu językowego, bo daje mierzalny punkt wyjścia i cel.
Jak złożyć wniosek krok po kroku
- 1. Sprawdź nabór w swoim urzędzie pracy. Nabory ogłaszają powiatowe urzędy pracy, często z kilkudniowym terminem. Właściwy jest urząd dla siedziby firmy, nie dla miejsca szkolenia.
- 2. Ustal potrzeby i dobierz szkolenie. Zbierz dane uczestników, określ zakres, liczbę godzin i termin. To wszystko trafia do wniosku.
- 3. Dopasuj wniosek do priorytetu. Wskaż wprost, pod który priorytet podpinasz szkolenie i uzasadnij to sytuacją w firmie.
- 4. Wybierz realizatora z wpisem do BUR. Sprawdź wpis przed złożeniem wniosku i zadbaj o konkurencyjny wybór bez powiązań z Twoją firmą.
- 5. Złóż wniosek elektronicznie. Wyłącznie przez praca.gov.pl, w terminie naboru.
- 6. Po decyzji podpisz umowę i rozlicz szkolenie. Pamiętaj o obowiązku utrzymania zatrudnienia przez co najmniej trzy miesiące po zakończeniu kształcenia.
BUR: dlaczego trzeba sprawdzić dostawcę
Baza Usług Rozwojowych to prowadzony przez PARP rejestr firm szkoleniowych i ich usług. Od 2026 roku wpis do BUR jest warunkiem realizacji szkolenia finansowanego z KFS. Jeśli wybierzesz dostawcę bez wpisu, urząd odrzuci wniosek albo odmówi rozliczenia, nawet gdy samo szkolenie było dobre.
BUR jest też osobnym źródłem finansowania: w projektach regionalnych, prowadzonych przez operatorów ze środków europejskich, firma kupuje usługę bezpośrednio w bazie, a poziom dofinansowania bywa wyższy niż w KFS. Warunki różnią się między województwami, więc warto sprawdzić aktualny nabór u operatora w swoim regionie.
Najczęstsze powody odmowy
| Powód | Jak go uniknąć |
|---|---|
| Braki formalne we wniosku | sprawdź listę załączników w ogłoszeniu o naborze przed wysłaniem |
| Słabe uzasadnienie potrzeby kształcenia | opisz konkretne zadania i luki kompetencyjne, nie ogólne korzyści |
| Brak powiązania z priorytetem | wskaż priorytet wprost i wykaż, dlaczego szkolenie się w niego wpisuje |
| Dostawca bez wpisu do BUR | zweryfikuj wpis w bazie przed złożeniem wniosku |
| Powiązania między wnioskodawcą a realizatorem | wybierz dostawcę w sposób konkurencyjny i udokumentuj to |
| Spóźnienie | nabory trwają krótko, przygotuj dokumenty przed ogłoszeniem |
Najczęstsze pytania
Czy kurs językowy można sfinansować z KFS w 2026 roku?
Tak, kursy językowe mieszczą się w kształceniu ustawicznym finansowanym z KFS. Wniosek musi jednak wskazywać priorytet, pod który podpięte jest szkolenie, i zawierać uzasadnienie potrzeby kształcenia.
Kto może złożyć wniosek o środki z KFS?
Pracodawca lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która przez co najmniej sześć miesięcy przed złożeniem wniosku opłacała składki na Fundusz Pracy i nie ma zaległości publicznoprawnych.
Ile wynosi dofinansowanie z KFS?
Do 90% kosztów dla podmiotów jednoosobowych i zatrudniających do dziewięciu osób oraz do 70% dla pozostałych, w obu przypadkach nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia na jednego uczestnika.
Czym jest BUR i dlaczego ma znaczenie?
Baza Usług Rozwojowych to rejestr firm szkoleniowych prowadzony przez PARP. Od 1 stycznia 2026 roku szkolenie finansowane z KFS może realizować wyłącznie podmiot wpisany do tej bazy.
Gdzie składa się wniosek?
Wyłącznie elektronicznie, przez portal praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby wnioskodawcy, w terminie ogłoszonego naboru.
Co dzieje się po zakończeniu szkolenia?
Trzeba utrzymać zatrudnienie osoby szkolonej albo prowadzenie działalności przez co najmniej trzy miesiące od zakończenia kształcenia oraz rozliczyć środki zgodnie z umową.
Na koniec
Finansowanie szkoleń ze środków publicznych stało się w 2026 roku bardziej wymagające: krótsze nabory, twardsze wymogi formalne i warunek wpisu realizatora do BUR. Dla firm planujących szkolenia językowe oznacza to jedno: decyzję trzeba przygotować z wyprzedzeniem, a nie w tygodniu ogłoszenia naboru.
Planujesz kurs językowy dla zespołu i zastanawiasz się nad finansowaniem? Napisz do nas, podpowiemy, jak opisać potrzeby szkoleniowe i jak zmierzyć poziom wyjściowy. Zacznij od audytu językowego albo zajrzyj do oferty kursów i usług językowych dla firm.
Stan prawny: październik 2026. Zasady naborów ustala powiatowy urząd pracy właściwy dla siedziby wnioskodawcy, dlatego szczegóły sprawdzaj w aktualnym ogłoszeniu.
Poznaj nas lepiej