Jak mierzyć ROI ze szkoleń językowych w firmie?

W biznesie liczą się nie tylko dobre intencje, ale przede wszystkim konkretne wyniki. Dlatego gdy HR lub działy L&D inwestują w szkolenia językowe, coraz częściej muszą udowodnić zarządowi, że to nie tylko koszt, ale realna inwestycja w rozwój firmy. Jak pokazać, że kursy językowe przekładają się na wyższą sprzedaż, lepszą obsługę klientów czy większe zaangażowanie zespołu? Odpowiedź kryje się w mierzeniu ROI, czyli zwrotu z inwestycji.

W tym artykule pokażemy, jak krok po kroku ocenić efektywność szkoleń językowych i jakie wskaźniki pomogą Ci obronić budżet przed cięciami.

Kursy językowe dla pracowników firm w choices® >>
_

_

Dlaczego ROI w szkoleniach językowych ma znaczenie?

Pośród HR i działów L&D presja na mierzalne efekty jest dzisiaj większa niż kiedykolwiek. Zarządy nie chcą już słyszeć ogólnych deklaracji o „rozwoju kompetencji językowych”, ale oczekują twardych danych: ile firma zyskuje dzięki inwestycji w szkolenia. Dotyczy to zwłaszcza języków obcych, które często bywają postrzegane jako „miękki benefit”. Tymczasem badania pokazują, że bariera językowa kosztuje firmy realne pieniądze. Według BLCC i Uniwersytetu Genewskiego brak kompetencji językowych może obniżać przychody o 10–20%. Badanie Speexx pokazuje, że tylko 15% organizacji faktycznie mierzy ROI programów szkoleniowych. Tam jednak, gdzie proces jest dobrze zaplanowany i skupiony na realnym podnoszeniu kompetencji, widać wyraźne efekty, aż 64% firm wskazuje na poprawę wyników pracowników i wzrost umiejętności językowych, a kolejne 20% zauważa wyższe zaangażowanie uczestników. Takie dane jasno dowodzą, że szkolenia językowe nie są kosztem, lecz inwestycją, której wartość można policzyć.

Dziś szkolenia językowe dla firm nie mogą być traktowane wyłącznie jako dodatkowy koszt w budżecie HR. To strategiczna inwestycja, która realnie wpływa na biznes, przyspiesza obsługę międzynarodowych klientów, ułatwia ekspansję na nowe rynki, minimalizuje ryzyko błędów w kontraktach i wzmacnia employer branding. Dlatego kluczowe staje się pytanie: jak mierzyć ROI ze szkoleń językowych w firmie?

_

Jak mierzyć ROI ze szkoleń językowych w firmie?

ROI (Return on Investment) w szkoleniach językowych to wskaźnik, który pokazuje, jaki zwrot firma uzyskuje z poniesionych nakładów. W ujęciu finansowym oznacza to porównanie kosztów kursu z mierzalnymi efektami, np. wzrostem sprzedaży, lepszą obsługą klientów czy redukcją błędów. Ale ROI ma też wymiar niefinansowy. Większe zaangażowanie pracowników, wyższa satysfakcja z pracy czy poprawa retencji w organizacji. Dlatego mierząc ROI w szkoleniach językowych warto brać pod uwagę oba aspekty: liczby, które przekonają zarząd, i wartości miękkie, które realnie budują kulturę firmy.

W tym kontekście warto odróżnić dwa pojęcia, które często są ze sobą mylone: KPI i ROI. KPI (Key Performance Indicators) to wskaźniki bieżącej efektywności, takie jak frekwencja na zajęciach, progres w testach językowych czy liczba klientów obsłużonych w języku obcym. ROI (Return on Investment) idzie krok dalej, to końcowy bilans kosztów i zysków, pokazujący, czy inwestycja w szkolenia faktycznie się opłaciła i o ile zwiększyła wartość dla firmy. Można więc powiedzieć, że KPI są drogowskazami na trasie, a ROI to wynik końcowy podróży, który decyduje o tym, czy szkolenia językowe traktujemy jako koszt, czy jako strategiczną inwestycję.

Mierzenie zwrotu z inwestycji w szkolenia językowe można oprzeć na kilku sprawdzonych podejściach.

1. Klasyczny wzór ROI: firmy coraz częściej zestawiają koszty kursów z realnymi oszczędnościami lub przychodami.  Jeśli organizacja po wdrożeniu szkoleń odnotuje wzrost liczby kontraktów zagranicznych lub skrócenie czasu obsługi klientów, łatwo pokazać, że zysk przewyższa wydatki na kurs.
2. Model 4 poziomów Kirkpatricka: to popularna metoda w HR i L&D, która bada skuteczność szkoleń na kilku etapach: reakcja uczestników, zdobyta wiedza, zachowania w pracy oraz efekty biznesowe. Przykład z raportu Bridge: firmy mierzą progres językowy pracowników w testach (poziom 2), a potem sprawdzają, czy faktycznie zaczęli prowadzić więcej spotkań czy negocjacji w języku obcym (poziom 3 i 4). Takie dane łączą szkolenie z realnym wpływem na biznes.
3. Case studies i benchmarki: wielu dostawców szkoleń publikuje wyniki klientów, które mogą służyć jako punkt odniesienia. Potwierdzają to również badania akademickie, m.in. „The Role of English Language Proficiency in the Global Economy and Business Communication”, które pokazują, że wysoki poziom znajomości języka angielskiego wśród pracowników bezpośrednio przekłada się na lepszą komunikację biznesową, sprawniejsze negocjacje i redukcję kosztów związanych z błędami językowymi. W praktyce oznacza to nie tylko wyższą efektywność procesów, ale też przewagę konkurencyjną w skali międzynarodowej. To dowód, że nawet pozornie „miękkie” kompetencje językowe można przełożyć na wymierne wskaźniki biznesowe.

_

_

Przykładowe KPI dla szkoleń językowych

Pierwszym i najłatwiejszym do monitorowania wskaźnikiem jest frekwencja oraz zaangażowanie uczestników. Sama obecność na zajęciach nie świadczy jeszcze o sukcesie, ale regularny udział połączony z aktywnością (np. zadania domowe, udział w dyskusjach online) pokazuje, że pracownicy traktują kurs poważnie. Z perspektywy HR to szybki sygnał, czy program został dobrze dopasowany do potrzeb i grafiku zespołu.

Drugim popularnym KPI jest progres w testach językowych, który można łatwo udokumentować w raportach dla zarządu. Jeśli pracownik w ciągu sześciu miesięcy przesuwa się z poziomu A2 na B1, to twardy dowód, że szkolenie przynosi wymierne rezultaty. W modelu Kirkpatricka to etap „zdobytej wiedzy”, który w połączeniu z innymi wskaźnikami pozwala przełożyć wyniki edukacyjne na realne efekty biznesowe.

Wreszcie kluczowe są wskaźniki praktycznego zastosowania języka w pracy – np. liczba spotkań prowadzonych w języku obcym, liczba klientów obsłużonych bez wsparcia tłumacza czy pozytywny feedback od menedżerów. To właśnie te dane najlepiej budują narrację o ROI: pokazują, że kurs językowy nie tylko podniósł poziom testów, ale też przełożył się na szybszą obsługę, wyższą jakość komunikacji i większą satysfakcję klientów.
_

_

Jakie koszty uwzględniać?

Pełna kalkulacja ROI ze szkoleń językowych zaczyna się od właściwego określenia kosztów. Najbardziej oczywistym wydatkiem, który można uznać za koszt bezpośredni jest współpraca ze szkołą językową, która obejmuje prowadzenie zajęć, dostęp do materiałów dydaktycznych czy korzystanie z platformy online. W zależności od skali programu i liczby uczestników, formy zajęć, koszt takiego rozwiązania waha się zwykle od kilkuset do kilkunastu tysięcy złotych rocznie na pracownika w firmie.

Do tego dochodzą jednak koszty pośrednie, które często są pomijane, a mogą stanowić znaczną część inwestycji. Chodzi tu m.in. o czas pracy przeznaczony na zajęcia, jeśli pracownik spędza dwie godziny tygodniowo na kursie, to w skali roku daje to ponad 100 godzin, które trzeba doliczyć do kosztów jego etatu. W badaniu BLCC podkreślono, że organizacje, które rzetelnie kalkulują ROI, zawsze uwzględniają właśnie ten element, bo inaczej wynik analizy jest zaniżony i nie odzwierciedla realnych nakładów.

Nie bez znaczenia są też koszty administracyjne: koordynacja harmonogramów, raportowanie postępów czy wdrożenie platformy. W średniej firmie, gdzie szkoleniem objętych jest kilkudziesięciu pracowników, HR może poświęcać na to nawet 20–30 godzin miesięcznie, co również generuje realny koszt w pracy zespołu. Tu jednak warto pamiętać, że część tych obowiązków może przejąć sama szkoła językowa, które oferują gotowe rozwiązania do obsługi szkoleń i automatycznego raportowania wyników. Dzięki temu HR nie traci czasu na ręczne zestawianie danych, a firma może skupić się na analizie realnych efektów programu.
_
Zastanawiasz się jak wybrać najlepszego dostawcę szkoleń językowych dla swojej firmy? Sprawdź naszą checklistę wyboru dostawcy szkoleń językowych >>
_

Jak raportować ROI zarządowi

Najlepsze analizy ROI tracą na wartości, jeśli zostaną przedstawione w zbyt skomplikowany sposób. Zarząd oczekuje danych w pigułce, przejrzystych wykresów, krótkich podsumowań i jasnego wniosku, jak szkolenia wpływają na biznes. Raport D2L & Training Industry z 2023 roku pokazuje, że 74% managerów wyższego szczebla preferuje wizualne prezentacje wyników szkoleń zamiast długich opisów. Dlatego HR powinien łączyć twarde liczby (np. procentowy wzrost kompetencji językowych, liczba klientów obsłużonych w języku obcym) z prostymi infografikami czy dashboardami z LMS

Drugim kluczowym elementem jest łączenie wskaźników HR z celami biznesowymi. Zamiast koncentrować się wyłącznie na postępach w testach językowych, lepiej sprawdzić, jak szkolenie realnie wpływa na funkcjonowanie organizacji. Przykładowo: warto zmierzyć, o ile szybciej można zrealizować projekt z zagranicznym klientem po wdrożeniu programu szkoleniowego albo porównać, ile osób w firmie miało wcześniej poziom językowy A2 czy B1, a ilu osiągnęło poziom B2 lub C1 po kursie. Takie dane jasno pokazują skalę poprawy kompetencji i jej przełożenie na biznes.

Jednocześnie kluczowe jest, aby testy i pomiary postępów były prowadzone w sposób niezależny od samej szkoły językowej. Jeżeli to dostawca kursu sam tworzy i ocenia testy, zawsze istnieje ryzyko, że raporty będą nie w pełni obiektywne. To właśnie szkoła powinna zapewnić rozwiązanie oparte na zewnętrznych narzędziach, takich jak np. Benchmark Tests, a nie bazować na własnych wewnętrznych sprawdzianach. Dzięki temu wyniki są wiarygodne, porównywalne w czasie i odporne na manipulacje, a HR może przedstawić zarządowi rzetelne dane, które naprawdę odzwierciedlają skuteczność programu.

Warto jednak pamiętać, że każda firma ma inne podejście do tego typu raportów. W jednej organizacji kluczowa będzie retencja i satysfakcja pracowników (miękkie ROI), w innej, wyłącznie wpływ na sprzedaż i operacje (twarde ROI). Dlatego rolą HR i dostawcy szkoleń jest dostosowanie formy raportowania do priorytetów danej organizacji, inaczej prezentujemy dane w spółce produkcyjnej, a inaczej w firmie technologicznej planującej ekspansję zagraniczną.
_

Szkolenia językowe jako strategiczna inwestycja dla firm

Mierzenie ROI ze szkoleń językowych pozwala HR-owi i działom L&D przełożyć rozwój kompetencji na realne efekty biznesowe. Od szybszej realizacji projektów z zagranicznymi klientami, przez redukcję błędów w komunikacji, aż po wzrost liczby pracowników osiągających poziomy B2 czy C1. Kluczowe jest jednak, aby analiza opierała się na wiarygodnych danych, najlepiej dostarczanych przez niezależnych dostawców testów, takich jak Benchmark Tests czy Linguaskill. Tylko wtedy zarząd otrzymuje rzetelny obraz zwrotu z inwestycji i może traktować program językowy jako strategiczne wsparcie rozwoju firmy.

Jako firma z wieloletnim doświadczeniem, choices® wspiera organizacje w kompleksowym podejściu do szkoleń językowych, od dopasowania programu do realnych potrzeb biznesowych, przez transparentne narzędzia ewaluacji, aż po raporty w formie, która przekonuje zarząd. Dzięki temu inwestycja w języki przestaje być kosztem, a staje się źródłem przewagi konkurencyjnej.

____
Wybrane źródła:

• Agustiana, V., Thamrin, N. R., & Oktoma, E. (2024). The Role of English Language Proficiency in the Global Economy and Business Communication. International Journal Administration, Business & Organization, 5(4). Dostępne na: https://www.researchgate.net/publication/384150642

• Speexx. (2023). The ROI of Multilingual Employees: Unlocking Business Success. Speexx Blog. Dostępne na: https://www.speexx.com/speexx-blog/roi-multilingual-employees

• BLCC & University of Geneva. (2022). ROI of Language Training: Multilingualism creates 10–20% of turnover. BLCC Blog. Dostępne na: https://blcc.be/en/blog/roi-of-language-training