Email formalny i nieformalny – wroty, zwroty i przykłady

Email formalny i nieformalny charakteryzują się specyficznymi zwrotami. Email to nowoczesna forma dobrze znanych nam listów. Umiejętność pisania emaila po angielsku przydaje się nie tylko na maturze, ale także w codziennym życiu. Co ciekawe, znajomość angielskich zwrotów językowych w emailu jest jedną z ważniejszych umiejętności w biznesie. Dzięki nim możemy w szybki i profesjonalny sposób skontaktować się z zagranicznym klientem, złożyć reklamację lub napisać podanie o pracę.

Angielski email ma określoną strukturę, której warto się trzymać. W swojej wypowiedzi powinniśmy wyróżnić takie akapity, jak: wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Ponadto, w emailu stosujemy wiele znanych i utartych już wyrażeń, które pomagają pisać w uporządkowany i klarowny dla adresata sposób.

Spis treści:

• Czym różni się email formalny od nieformalnego?
• Jak zacząć email po angielsku? – przydatne zwroty językowe.
• Wprowadzenie
• Jak rozwinąć swoją wypowiedź?
• Jak zakończyć email?
• List formalny
• Email po angielsku – gotowe wzory i przykłady
• Email biznesowy po angielsku – co musisz wiedzieć?
• Email po angielsku na maturze
• Email z załącznikiem – przydatne zwroty
• Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
  .

Chcesz pisać profesjonalne emaile? Sprawdź ofertę naszych kursów Business English  >>

_

Czym różni się email formalny od nieformalnego?

W języku angielskim możemy wyróżnić dwa rodzaje emailów – email formalny i nieformalny. Email będzie miał formę nieformalną, gdy będziemy pisać do znajomych lub rodziny. Taki email nie zawiera sztywnej formy i nie trzeba stosować się do wielu zasad. Warto jednak zaznaczyć wspomniane wcześniej akapity (wstęp, rozwinięcie i zakończenie), aby nasz email był bardziej przejrzysty i przyjazny dla odbiorcy. Email formalny, natomiast, stosowany jest w oficjalnych sytuacjach. Taki email będzie skierowany na przykład do przełożonego lub instytucji, i będzie się różnił od emaila nieformalnego przede wszystkim słownictwem. W emailu po angielsku istnieją określone zwroty, które powinno się stosować. Warto także zauważyć, że w emailu formalnym nie powinno stosować się wyrażeń potocznych i skrótów (zamiast don’t napiszemy do not).

Żeby ułatwić porównanie emaila formalnego, nieformalnego i dodatkowo – półformalnego – przygotowaliśmy poniższą tabelę: 

Email możemy napisać za pomocą poczty elektronicznej, na takich portalach jak Gmail, Onet lub Interia.

Uwaga! W emailu bardzo ważny jest także tytuł wiadomości. Powinien on być krótki i sformułowany w taki sposób, aby adresat wiedział co będzie zawierała wiadomość. W przypadku listu formalnego dobrze jest także zawrzeć swoje Imię i Nazwisko aby osoba, do której piszemy wiedziała od kogo otrzymała email.

Chcesz nauczyć się pisać emaile po angielsku pod okiem profesjonalistów? Zapisz się na kurs języka angielskiego w choices®!
B_

Jak zacząć email po angielsku? – przydatne zwroty językowe.

Jak wcześniej wspomnieliśmy, email nieformalny nie ma sztywnej struktury a jego treść będzie zależała od tego, jakie relacje łączą nas z adresatem. Jako, że piszemy do przyjaciela, członka rodziny itp., nie jest konieczne pisanie formalnego nagłówka. Warto jednak taki nagłówek uwzględnić w naszym emailu. W takich sytuacji możemy zacząć swoją wypowiedź od:

Dear John,…

Hi John,…

Możemy także zacząć od zwykłego Hi lub Hello, albo po prostu napisać imię adresata, np. John,…

W mailu formalnym, sprawa nagłówka troszkę się komplikuje. Jeśli imię i nazwisko adresata nie jest Ci znane, możesz rozpocząć swoją wypowiedź od:

Dear Sir,…

Dear Sir or Madam,…

To Whom It May Concern,…

Natomiast, kiedy piszesz do konkretnej osoby, lecz łączą was stosunki formalne, przydatnymi zwrotami językowymi w emailu po angielsku będą:

Dear Mr White,…

Dear John Smith,…
_

Email formalny i nieformalny po angielsku  – wprowadzenie

Każdy email powinien mieć wprowadzenie, w którym wyjaśniamy cel, dla którego postanowiliśmy napisać naszą wiadomość. Przydatne angielskie zwroty językowe, które pomogą wam z wprowadzeniem, znajdziecie poniżej.

Email nieformalny może zawierać np. podziękowanie za maila lub zapytanie o samopoczucie:

How are you? – Jak się masz?

I am very sorry I haven’t written for so long. – Przepraszam, że nie pisałam tak długo.

I hope things are going well with you these days. – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku w ostatnim czasie.

I hope you are well. – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku.

I was glad to hear from you. – Cieszę się, że napisałeś.

Thank you for your email. – dziękuję za Twój email.

I hope you’re doing great./I hope you’re fine. – Mam nadzieję, że masz się dobrze.

W emailu formalnym możemy użyć takich zwrotów językowych jak:

I am writing to enquire about… –  Piszę, aby zapytać o…

I am contacting you to… – Kontaktuję się z Państwem, aby…

I am writing in connection with… – Piszę w nawiązaniu do…

With reference to our correspondence, I would like to… –  Nawiązując do naszej korespondencji, chciałbym…

I am writing in reference to… – Piszę w nawiązaniu do…

I am writing with regards to… – Piszę w związku z…
.

Jak rozwinąć swoją wypowiedź? – email po angielsku

Jedną z ważniejszych części naszej wiadomości jest rozwinięcie, gdzie przedstawiamy temat w szczegółowy sposób. Tutaj także powinniśmy stosować się do określonych zasad. Ale nie ma się co martwić! Na każdą okoliczność, czy to będzie prośba, skarga lub zaproszenie, mamy utarte angielskie zwroty językowe, które pomogą nam w rozwinięciu emaila.
_

Angielskie zwroty językowe – email nieformalny:

Do you know if… – Czy wiesz, czy…?

I wanted to ask you for a favor. – Chciałbym Cię prosić o przysługę.

Please, could you… – Proszę, czy mógłbyś…?

When it comes to… – Jeśli chodzi o…

I’ve decided to drop you a line because… – Zdecydowałem się napisać, ponieważ…

I’m writing to thank you for… – Piszę, żeby podziękować Ci za…
_

Zwroty językowe po angielsku – email formalny:

I am writing to express my dissatisfaction with… –  Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie w związku z…

Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać mi znać czy…

We would appreciate it if you could… –  Bylibyśmy wdzięczni, gdyby Państwo mogli…

 I would be most grateful if you could… – Byłbym niezmiernie wdzięczny, gdyby mogli Państwo…

 Could you provide me information about… – Czy mogliby Państwo przekazać mi informację o…

Would it be possible for you to send me…? – Czy mogliby Państwo wysłać mi…?

We regret to inform you that… – Przykro nam poinformować, że…

I would really appreciate if you could… – Byłbym wdzięczny, gdyby mogli Państwo…

It might be interesting for you to know that…-  Być może zainteresuje Państwa, że…

 I would like to draw your attention to…- Chciałabym zwrócić Państwa uwagę na…

I regret to say that…-  Z przykrością informuję, że

I’m writing to express my concern about the fact that…- Piszę, aby wyrazić swoje zaniepokojenie…
_

Jak zakończyć email? – zwroty językowe po angielsku

W pisaniu emaila po angielsku bardzo ważne jest także jego zakończenie. Email formalny i nieformalny cechują się specyficznymi formami zakończenia. Nie zawsze możemy napisać to co chcemy. Zakończenie emaila powinno zawierać podsumowanie wypowiedzi i prośbę o konkretną reakcję adresata (np. jak najszybszą odpowiedź). Bardzo ważne jest także konkretne pozdrowienie, tuż przed naszym podpisem.
_

Przydatne zwroty w emailu formalnym:

Please let me know if I can be of assistance. – Proszę dać mi znać czy mogę jakoś pomóc.

I look forward to hearing from you. – Czekam na Państwa odpowiedź.

If you have any questions, don’t hesitate to contact me. – Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę się ze mną kontaktować.

Please reply at your earliest convenience. – Proszę o jak najszybszą odpowiedź.

Please contact me if you need any more information. – Proszę o kontakt, jeśli potrzebują Państwo więcej informacji.

Thank you for your consideration. – Dziękuję za Państwa uwagę.
_

Przydatne zwroty językowe po angielsku– email nieformalny:

Write me back ASAP (as soon as possible) –  Odpisz mi tak szybko, jak to możliwe.

Love, – Uściski

All the best, – Wszystkiego dobrego

Talk to you soon, – Na razie

Take care, – Uważaj na siebie

See you soon, – Do później

Take care! – Trzymaj się!

That’s all for now. I’m waiting for your e-mail. – To już wszystko. Czekam na Twój e-mail.
_

List formalny – pozdrowienie

Uwaga! Jeśli Twój email zaczyna się od Dear Sir or Madam, należy napisać Yours faithfully. Jeśli napisałeś nazwisko odbiorcy, na przykład Dear Mr Brown zakończenie powinno brzmieć Yours sincerely.

W emailu nieformalnym możemy także użyć pozdrowień, takich jak:

Best regards, – pozdrawiam serdecznie,

Respectfully,- z wyrazami szacunku,

With gratitude,- z wdzięcznością.

Chcesz wiedzieć więcej? Czytaj nas na naszym blogu choices®.

Email po angielsku – gotowe wzory i przykłady

Wzór emaila formalnego – podanie o pracę

Nasi lektorzy nauczą Cię pisać maile na każdą okazję. Sprawdź szczegóły i zapisz się na kurs! >>

Użyte zwroty kluczowe:

• I am writing to apply for… – Piszę, aby zaaplikować na…
• I have attached my CV… – W załączeniu przesyłam CV…
• at your earliest convenience – najszybciej jak to możliwe
  .

Wzór emaila formalnego – reklamacja

Użyte zwroty kluczowe:

• I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę, aby wyrazić niezadowolenie z…
• I would appreciate it if you could… – Byłbym wdzięczny, gdyby mogli Państwo…
• I have attached… for your reference – W załączeniu przesyłam… do Państwa wglądu
  .

Wzór emaila nieformalnego – do przyjaciela

Użyte zwroty kluczowe:

• I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę, aby wyrazić niezadowolenie z…
• I would appreciate it if you could… – Byłbym wdzięczny, gdyby mogli Państwo…
• I have attached… for your reference – W załączeniu przesyłam… do Państwa wglądu
  .

Wzór emaila biznesowego – umówienie spotkania

Nasi lektorzy nauczą Cię pisać maile na każdą okazję. Sprawdź i zapisz się na kurs! >>

Email biznesowy po angielsku – co musisz wiedzieć?

Umiejętność pisania emaili biznesowych po angielsku to jedna z najważniejszych kompetencji w nowoczesnym środowisku pracy. Badania pokazują, że przeciętny pracownik korporacji wysyła i odbiera ponad 120 emaili dziennie. Znajomość odpowiednich zwrotów i konwencji może zdecydować o tym, czy Twoja wiadomość zostanie potraktowana poważnie.

Najczęstsze typy emaili biznesowych po angielsku:

• zapytanie ofertowe (enquiry)
• email z informacją zwrotną (follow-up email)
• email z załącznikiem (email with attachment)
• potwierdzenie ustaleń (confirmation email)
• automatyczna odpowiedź o nieobecności (out of office reply)

Ton półformalny w korespondencji biznesowej

Wiele osób uczących się angielskiego zakłada, że email w pracy musi być albo bardzo formalny, albo zupełnie swobodny. W rzeczywistości zdecydowana większość codziennej korespondencji biznesowej odbywa się w tonie półformalnym (semi-formal) – i to właśnie ten styl warto opanować w pierwszej kolejności.
Email półformalny to wiadomość, w której zachowujemy profesjonalizm i uprzejmość, ale rezygnujemy ze sztywnych, urzędowych konstrukcji. Stosujemy go w kontaktach ze współpracownikami, stałymi klientami i przełożonymi, z którymi mamy już nawiązaną relację. W praktyce oznacza to, że możemy napisać I’m zamiast I am i Hi Michael zamiast Dear Mr Johnson – ale wciąż unikamy slangu i emotikonów.

Kultura organizacyjna firmy ma tu duże znaczenie – w firmach technologicznych komunikacja bywa luźniejsza niż w kancelariach prawnych. Dobra zasada: jeśli z daną osobą rozmawiasz po imieniu na spotkaniach, w emailu też możesz napisać Hi + imię i użyć tonu półformalnego. Więcej zwrotów przydatnych w codziennej komunikacji w pracy znajdziesz w naszym artykule o angielskim w biurze i korporacji.

Przydatne zwroty biznesowe (attached, regarding, follow up, on behalf of)

Jak napisać follow-up email po angielsku?

Follow-up to email wysyłany po spotkaniu lub gdy nie otrzymaliśmy odpowiedzi. Oto przydatne zwroty:

• I am writing to follow up on my previous email regarding… – Piszę w nawiązaniu do mojegopoprzedniego emaila w sprawie…
• I just wanted to check in to see if you had a chance to review… – Chciałem się upewnić, czy mieli Państwo okazję przejrzeć…
• I would appreciate an update on this matter. – Byłbym wdzięczny za aktualizację w tej sprawie.

Out of office – automatyczna odpowiedź po angielsku (wzór)

Prowadzisz firmę? Sprawdź kursy Business English dla firm w choices® >>

Email po angielsku na maturze – co musisz wiedzieć

Email (list nieformalny) to najczęściej występująca forma wypowiedzi pisemnej na maturze podstawowej z języka angielskiego. Oto, co musisz wiedzieć, żeby zdobyć maksimum punktów.

Struktura emaila maturalnego:

1. Powitanie (np. Hi Tom,)
2. Wstęp – nawiąż do tematu, przywitaj się
3. Rozwinięcie – odnieś się do WSZYSTKICH podpunktów z polecenia (zwykle 4 „kropki”)
4. Zakończenie – poproś o odpowiedź, pożegnaj się
5. Podpis – XYZ

Najczęstsze błędy na maturze:

• Pominięcie jednego z podpunktów (każdy podpunkt = punkty!)
• Zbyt krótka praca (poniżej 80 słów – utrata punktów)
• Brak form skróconych (don’t, I’m, can’t) – email nieformalny MUSI je zawierać
• Użycie formalnych zwrotów w emailu nieformalnym

Wskazówka: Celuj w 100-150 słów. Każdemu podpunktowi poświęć osobny mini-akapit. Rozwiń każdy
podpunkt w 2-3 zdaniach – jedno zdanie to za mało!

Przygotuj się do matury z angielskiego z choices® – kursy indywidualne >>

Temat emaila po angielsku (subject line)

Dobrze napisany temat emaila decyduje o tym, czy odbiorca w ogóle otworzy Twoją wiadomość. W języku angielskim temat powinien być krótki (5-8 słów), konkretny i informować o zawartości emaila.

Email z załącznikiem – przydatne zwroty

Wysyłając email z załącznikiem po angielsku, warto poinformować odbiorcę, co załączamy i dlaczego. Oto najbardziej przydatne zwroty:

• Please find attached… – W załączeniu przesyłam… (formalny)
• I have attached… for your reference. – Załączam… do Państwa wglądu. (formalny)
• I am sending you… as an attachment. – Przesyłam… jako załącznik. (formalny)
• Here’s the file you asked for. – Oto plik, o który prosiłeś. (nieformalny)
• I’m attaching the photos from last weekend. – Załączam zdjęcia z ostatniego weekendu. (nieformalny)

Uwaga: Częstym błędem jest zapomnienie o faktycznym dodaniu załącznika. W świecie biznesowym warto wyrobić sobie nawyk sprawdzania załączników przed kliknięciem „Wyślij”!

Julia Kawałko

Studentka Lingwistyki dla biznesu w Wyższej Szkole Europejskiej im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie. Miłośniczka kina, muzeów,  teatru i wielu innych ośrodków kultury dających możliwość rozwoju. Zawsze chętna do pomocy, szukająca inspiracji we wszystkim co ją otacza, kreatywna i gotowa do działania.